Writing Style
Privacy Guides est rédigé en anglais américain, et vous devez vous référer aux directives de style APA en cas de doute.
En général, les directives fédérales américaines en matière de langage clair fournissent un bon aperçu de la manière d'écrire de façon claire et concise. Nous soulignons ci-dessous quelques notes importantes de ces directives.
Écrire pour notre public
Privacy Guides' intended audience is primarily adults who use technology. Ne simplifiez pas le contenu comme si vous vous adressiez à une classe d'école primaire, mais n'abusez pas d'une terminologie compliquée concernant des concepts que l'utilisateur moyen d'un ordinateur ne connaît pas.
N'aborder que ce que les gens veulent savoir
Les gens n'ont pas besoin d'articles trop complexes et peu pertinents pour eux. Déterminez ce que vous voulez que les gens accomplissent en écrivant un article, et n'incluez que ces détails.
Expliquez à votre public pourquoi le contenu est important pour lui. Dites : "Si vous voulez une bourse de recherche, voici ce que vous devez faire." Ou, "Si vous voulez exploiter le charbon fédéral, voici ce que vous devez savoir." Ou, "Si vous prévoyez un voyage au Rwanda, lisez ça d'abord."
S'adresser directement aux gens
Nous écrivons pour une grande variété de personnes, mais nous écrivons à la personne qui le lit. Utilisez le "vous" pour vous adresser directement au lecteur.
Plus que toute autre technique, l'utilisation du "vous" attire les utilisateurs vers l'information et la rend pertinente pour eux.
Lorsque vous utilisez le "vous" pour vous adresser aux utilisateurs, ceux-ci sont plus susceptibles de comprendre quelle est leur responsabilité.
Source : plainlanguage.gov
Évitez les "utilisateurs"
Évitez d'appeler les gens "utilisateurs", en faveur de "personnes", ou d'une description plus spécifique du groupe de personnes pour lequel vous écrivez.
Organiser le contenu
L'organisation est clé. Le contenu doit aller de l'information la plus importante à l'information la moins importante, et utiliser les en-têtes autant que nécessaire pour séparer logiquement les différentes idées.
- Limitez le document à environ cinq ou six sections. Les documents longs devraient probablement être divisés en pages séparées.
- Marquez les idées importantes avec du gras ou de l'italique.
Source : plainlanguage.gov
Commencez par une phrase sujet
Si vous indiquez à votre lecteur le sujet qu'il va lire, il est moins susceptible de devoir relire votre paragraphe. Les titres sont utiles, mais ils ne suffisent pas. Établissez un contexte pour votre public avant de lui fournir les détails.
Nous écrivons souvent de la même manière que nous pensons, en mettant nos prémisses en premier et ensuite notre conclusion. C'est peut-être la façon naturelle de développer des pensées, mais nous nous retrouvons avec la phrase sujet à la fin du paragraphe. Déplacez-la au début et laissez les utilisateurs savoir où vous allez. N'obligez pas les lecteurs à retenir un grand nombre d'informations dans leur tête avant d'en venir au fait.
Source : plainlanguage.gov
Choisissez vos mots avec soin
Les mots sont importants. Ils constituent les éléments de base de la communication écrite et orale. Ne compliquez pas les choses en utilisant du jargon, des termes techniques ou des abréviations que les gens ne comprendront pas.
Nous devrions essayer d'éviter les abréviations dans la mesure du possible, mais la technologie est pleine d'abréviations. En général, il faut épeler l'abréviation/acronyme la première fois qu'elle est utilisée sur une page, et l'ajouter au fichier du glossaire des abréviations lorsqu'elle est utilisée à plusieurs reprises.
Kathy McGinty propose des instructions ironiques pour étoffer vos phrases simples et directes :
On ne peut échapper au fait qu'il est considéré comme très important de noter qu'un certain nombre d'études disponibles applicables ont ipso facto généralement identifié le fait que des emplois nocturnes supplémentaires appropriés pourraient généralement empêcher les adolescents mineurs de circuler sur les voies publiques pendant les heures de nuit, y compris, mais sans s'y limiter, avant minuit les soirs de semaine et/ou 2 heures du matin. Les week-ends.
Et l'original, en utilisant des mots plus forts et plus simples :
La multiplication des emplois de nuit éloignerait les jeunes de la rue.
Soyez concis
Les mots inutiles font perdre du temps à votre public. Une bonne écriture est comme une conversation. Omettez les informations que le public n'a pas besoin de connaître. Cela peut s'avérer difficile pour un expert en la matière. Il est donc important que quelqu'un examine les informations du point de vue du public.
Source : plainlanguage.gov
Garder le texte conversationnel
Les verbes sont le carburant de l'écriture. Ils donnent à vos phrases un pouvoir et une direction. Ils animent vos écrits et les rendent plus intéressants.
Les verbes indiquent à votre public ce qu'il doit faire. Ils veillent à ce que la répartition des tâches soit claire.
Utilisez la voix active
La voix active indique clairement qui est censé faire quoi. Il élimine toute ambiguïté quant aux responsabilités. Pas "Il faut le faire", mais "Vous devez le faire"
Source : plainlanguage.gov
Utilisez "doit" pour les exigences
- "doit" pour une obligation
- "ne doit pas" pour une interdiction
- "peut" pour une action discrétionnaire
- "devrait" pour une recommandation
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